محل کار دیجیتال یا Digital Workplace، شکل امروزی و مجازی‌سازی‌شده محیط‌های کار اداری و سنتی است. برای درک بهتر مفهوم محل کار دیجیتال، کافی است که نگاهی به شکل قدیمی و همیشگی اداره‌ها و محیط‌های شبیه به آن بیندازید. عناصر تشکیل‌دهنده یک محیط کار اداری که افراد در آن حضور فیزیکی دارند، شامل میز، صندلی، دفتر و سایر ابزارهای کار است. در عوض، در یک محیط کاری دیجیتالی، عناصر همکار، از طریق ترکیب برنامه‌های کاربردی دیجیتال (مثل فضای رایانش ابری و سایر فناوری‌ها) مشغول به‌کار می‌شوند.
طبق تحلیل و پیش‌بینی کارشناسان، آینده کار و مشاغل مختلف در حال طی کردن یک تکامل مهم و بنیادین است. این تکامل باعث می‌شود که محیط کار دیجیتال شکل یگیرد و در حال حاضر شرکت‌های پبشرو از آن استقبال کرده‌اند.
در این مقاله شما به‌عنوان یک از صاحبان کسب‌وکار و یا یک کارمند، با تحولات دیجیتالی محیط کار آشنا می‌شوید و اکوسیستم آینده فضای اداری را به‌خوبی می‌شناسید. این مطلب، به هر آن‌چه که باید در مورد فضای کار دیجیتال بدانید، اشاره خواهد کرد تا با راهنمای کامل تعاریف و ویژگیهای مربوط به این محیط کاری آشنا شوید.
تعریف استاندارد محل کار دیجیتال
محیط کار دیجیتال، در واقع اکوسیستمی از فناوری‌های مختلف است که به شرکت‌ها و اداره‌ها اجازه می‌دهد تا به‌طور موثر با همدیگر همکاری و تعامل داشته باشند. این محیط کار دیجیتالی شامل دورکاری و یا ترکیبی از فعالیت غیر حضوری کارمندان و کارکنان یک مجموعه است.
عملی کردن محیط کار دیجیتالی، باعث انعطاف، سریع‌تر شدن و موفقیت‌آمیز بودن پروژه‌های مختلف خواهد شد. مخصوصاً در دوره کنونی که محدودیت‌های زمانی و مکانی اصلاً معنی ندارند و کار تیمی، بیش‌ازپیش محبوب شده است.
محیط کار دیجیتال، این امکان را به شرکت‌ها و اداره‌ها در سرتاسر جهان می‌دهد از طریق فناوری و برنامه‌های مختلف، کارمندان مورد نظرشان را استخدام کنند. به‌عبارت ساده‌تر، محل کار دیجیتال باعث می‌شود تا فعالیت‌ها و همکاری‌ها رنگ‌وبوی تازه‌ای به‌خود بگیرند و حتی شرکت بتواند، کارمندان خارجی هم استخدام کند.
یک محیط کار دیجیتال، در اصل همان محل کار سنتی و فیزیکی است که در یک فضای مجازی، شکل می‌گیرد. همکاران، روسا، شرکای تجاری و کارمندان می‌توانند از طریق ابزارهای محیط کار دیجیتال (مثل اپلیکیشن Trello) بدون این‌که در مکان یا زمان خاصی حضور داشته باشند، با هم ارتباط بگیرند.
3 نمونه از ویژگیهای محل کاری دیجیتال
با پیشرفت روزافرون فناوری‌های مبتنی بر گوشی‌های هوشمند، کار کردن برای انسان‌ها آسان‌تر شده است. در دنیای امروزی، هر کارمندی می‌تواند از طریق اپلیکیشن‌های مخصوص، به‌صورت دورکاری با همکارانش در ارتباط باشد. این مسئله برای افرادی‌که نیاز دارند در طول کار خود با همکاران و یا دفتر کاری خود تماس یا ارتباط بگیرند، بسیار مفیدتر است. دنیای دورکاری، عنصر اصلی محل کار دیجیتال محسوب می‌شود و مزایای مختلفی را به‌همراه خواهد داشت. در ادامه به 3 نمونه موفق از فعالیت‌هایی که در بستر محیط کار دیجیتال شکل می‌گیرند، اشاره می‌کنیم.
1. ارتباط یکپارچه و یک‌دست بین همکاران
در محیط کاری دیجیتال، هیچ نیازی به برگزاری جلسات در یک محل مشخص وجود ندارد. نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های ویژه‌ای برای ارتباطات غیر حضوری طراحی شده‌اند و امکان انتقال اسناد، مدارک و فایل‌های مربوط به یک پروژه از طریق آن‌ها وجود دارد.
2. افزایش کارایی و بهبود بهره‌وری
دیجیتالی شدن محیط‌های کاری، باعث بهره‌وری بیشتر و بهینه‌سازی فناوری می‌شود. گاهی پیش می‌آید که یک پروژه به‌دلیل محدودیت‌های زمانی و حضور فیزیکی افراد متخصص با مشکل روبه‌رو می‌شود و سودآوری آن از بین می‌رود. یک محل کار دیجیتال می‌تواند به همه این مشکلات پایان دهد.
3. بهره‌مندی از فضای ابری
فضای ابری، یکی از ابزارهای مبتنی بر فناوری در محیط‌های کار دیجیتال است که امکان دسترسی شرکت‌ها به فعالیت‌های مختلف را فراهم می‌کند. برای مثال، یک شرکت می‌توانند از طریق کروم بوک (Chromebook) یا لپ تاپ، سفارش‌های مشتریان را بررسی و بدون نیاز به این‌که اطلاعات را در فضای کامپیوتر ذخیره کند، آن را بفروشد.
نوآوری شرکت‌ها از طریق تحولات دنیای دیجیتال
تغییرو تحولات مبتنی بر دنیای دیجیتال، یکی از اولیت‌های مهم سازمان‌ها و شرکت‌هاست. یکی از موثرترین روش‌ها برای انجام این کار، استفاده از فناوری‌های دیجیتالی مثل فرایندهای رباتیک، هوش مصنوعی و فناوری Machine Learning است. این ابزارها باعث می‌شوند که پروژه‌های زمان‌بر، خیلی زود انجام شوند و نیاز به نیروی کار یا سرمایه‌گذاری به حداقل برسد.
مهم‌ترین جنبه استفاده از تحولات دیجیتالی برای شرکت‌ها، تکیه بر نوآوری و خلاقیت است. شرکت‌ها می‌توانند با خلق محل کار دیجیتال، کارمندان و سرمایه‌های انسانی را برای انجام وظایف مهم‌تر، آزاد کنند.
5 دلیل در مورد اهمیت محل کار دیجیتال برای شرکت‌ها
شرکت‌ها باید میزان بازده سرمایه‌گذاری خود را در مورد محیط‌های کار دیجیتال بدانند. در ادامه به 5 دلیل قانع‌کننده در مورد این‌که چرا محیط کار دیجیتال برای شرکت‌ها مهم تلقی می‌شوند، اشاره می‌کنیم:
- افزایش انعطاف‌پذیری: شرکت‌های با محیط کار دیجیتالی، دیگر به مکان‌های فیزیکی و جغرافیایی، محدود نمی‌شوند. همچنین، کارمندان می‌توانند از خانه یا خارج از کشور با شرکت کار کنند
- افزایش درآمد: امکان دسترسی به برنامه‌های تحقیقاتی و خلاقانه از طریق محیط کاری دیجیتال فراهم می‌شود. این دسترسی عمیق به تحقیقات، باعث افزایش توانایی شرکت‌ها و ارائه استراتژی‌هایی برای افزایش درآمد کارکندان خواهد شد
- بهبود تجربه مشتریان: قابلیت‌هایی مثل گفت‌وگوی زنده (Live chat)، به مشتریان یک شرکت کمک می‌کند که در عرض چند دقیقه به خدمات مخصوص مشتریان دسترسی داشته باشند. همچنین، این قابلیت‌ها باعث می‌شوند که مشتری بدون نیاز به این‌که چند روز منتظر پاسخ ایمیل یا تلفن باشد، اطلاعات مورد نظرش را دریافت کند
- رضایت‌مندی کارمندان: امکان دورکاری یا حضوری فیزیکی داوطلبانه در شرکت، اختیارات بیشتری را برای کارمندان به‌ارمغان می‌آورد. در این حالت، کارمندان از موقعیت کاری خود رضایت خواهند داشت و هرکاری می‌کنند تا شرکت پیشرفت کند
- کاهش هزینه‌ها: یک فضای اداری و فیزیکی، هزینه‌های زیادی (از جمله اجاره‌بها، قبوض برق، تلفن، آب و گاز، هزینه خرید کاغذ و غیره) را به‌همراه دارد. در عوض، محل کار دیجیتال هیچ هزینه‌ای ندارد و حتی شرکت‌ها می‌توانند تصمیم بگیرند که در فضاهای اداری مشترک، سرمایه‌گذاری کنند
7 نکته برای این‌که محل کار دیجیتال خود را تقویت کنید
ایجاد یک محیط کاری دیجیتالی، برای پیشرفت و سودآوری، عالی است، اما نیاز است که قبل از شروع، یک استراتژی کامل داشته باشید. در ادامه به 7 نکته و روش کاربردی که باعث بهبود محیط کاری دیجیتال می‌شوند، اشاره خواهیم کرد.
1. مطمئن شوید که محیط با اهدافتان هم‌سو است
همان‌طور که استراتژی‌های شرکتتان در حل تکامل و پیشرفت هستند، خواسته‌ها و اهدافتان هم باید هم‌زمان با آن‌ها تغییر کنند. اگر هنوز هم از همان برنامه‌ها و ابزارهای قدیمی در محیط کار دیجیتالیتان استفاده می‌کنید، احتمالاً به اهداف و سودآوری مورد نظرتان نمی‌رسید. نرم‌افزارهای محل کار دیجیتال خود را حداقل سالی یکی دوبار آپدیت کنید یا حتی تغییر دهید تا نیازهای کاریتان را برآورده کنند.
2. یک محیط کار دیجیتال مقیاس‌پذیر بسازید
هدف اصلی هر کسب‌وکار، رشد و افزایش درآمد تا حد امکان است. به‌همین دلیل گاهی پیش می‌آید که شما باید کارمندان بیشتری را جذب کنید و یا از ابزار دیجیتالی قدرتمندتری بهره‌مند شوید. به‌همین دلیل شاید زمان آن فرا رسیده است که مجموعه کاری دیجیتالیتان را به یک محیط بزرگ‌تر تبدیل کنید.
3. ابزارهای دیجیتالی آسان را انتخاب کنید
استرس و دردسر ناشی از سروکله زدن با اپلیکیشن‌های پیچیده اصلاً برای سازمان شما خوب نیست. بسته‌های نرم‌افزاری و ابزارهای دیجیتالی پیچیده، ضعیف و سخت را از دور خارج کنید و مطمئن شوید، کارمندان حس خوبی در مورد محل کار دیجیتال خود دارند.
4. جریان محیط کاری دیجیتال را بررسی کنید
همان‌طور که کاربری آسان بسته‌های نرم‌افزاری مهم هستند، یک محیط کاری دیجیتال باید جریان مطلوبی هم داشته باشد. به‌عبارت ساده‌تر، لینک‌های دسترسی حسابداران و یا آدرس‌های فروش باید آن‌قدر ساده‌سازی شده باشند که دسترسی کارمندان به‌آسانی فراهم شود.
5. بازخورد کارمندان را جدی بگیرید
هیچ تحلیلی بهتر از بازخوردهای کارندان در مورد محل کار دیجیتال نیست. آن‌ها به‌خوبی می‌دانند که کدام اپلیکیشن کاربرد بهتری دارد و چه لینک یا آدرسی را باید بهبود بخشید. همچنین، کارمندان می‌توانند بهترین نظرات را در مورد گردش کار، ارتباط با مشتریان و کمبودهای محیط کار ارائه دهند.
6. سیستم‌های یادگیری را فراهم کنید
همان‌طور که به فکر پیشرفت نرم‌افزار و بهبود جریان کار هستید، باید آموزش‌های لازم را هم در نظر بگیرید. این اصلاً منصفانه نیست که از کارمندان انتظار داشته باشید، همه‌چیز را یک‌شبه یاد بگیرند و به‌خاطر بسپارند. ویدئوها و مقالات آموزشی مثل همین مطلب را در اختیارشان قرار دهید تا در صورت لزوم از آن‌ها استفاده کنند.
7. یک محل کار منسجم ایجاد کنید
با استقاده از استراتژی‌های مناسب و مفید، یک محل کار دیجیتال منسجم و پایدار خلق کنید. برای مثال، اگر یک شرکت بزرگ و پُر از کارمند دارید، شاید فهمیدن این‌که چه کسی در جال انجام چه کاری است، کمی دشوار باشد. در چنین وضعیتی می‌توانید لیستی از کارمندان پویا و فعال بسازید و در صورت نیاز با آن‌ها تماس بگیرید. بعضی از روش‌هایی که با استفاده از آن‌ها می‌توانید به محل کار دیجیتال خود نظم بدهید، عبارت‌اند از:
- به‌اشتراک‌گذاری ایده‌ها، نکات و راهنمایی‌ها
- برگزاری جلسات و رویدادهای آنلاین
- فعالیت‌های مشارکتی با شرکت‌های دیگر
- فهرست کارکندان فعال
6 عنصر که محل کار سنتی را به محیط دیجیتال تبدیل می‌کنند
آیا هنوز هم مطمئن نیستید که چطور باید یک محیط کاری دیجیتال را سروسامان داد؟ در ادامه به 6 عنصر حیاتی و مهم اشاره خواهیم کرد که از یک محل کار سنتی و اداری، محیطی دیجیتال و پیشرفته میسازند:
- ابزارهای تبدیل دیجیتال (مثل اپلیکیشن‌های ارتباط‌رسانی در فضای مجازی)
- داده‌ها با دیتاهای سازمانی (اطلاعات مربوط به مشتریان، کارمندان و غیره)
- استراتژی‌های تاثیرگذار روی محیط کار
- تجزیه‌وتحلیل کار کارمندان با هوش مصنوعی
- بررسی نتایج محل کار دیجیتال (به‌صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه)
- در اختیار داشتن یک جامعه مردم‌پایه (متشکل از مشتریان، کارمندان و مصرف‌کنندگان)
سخن پایانی
دنیای سنتی و محیط خسته‌کننده اداره‌ها یا سازمان‌های مختلف، یکی از عوامل کاهش بازدهی و بهره‌وری محسوب می‌شوند. یکی از راه‌کارهایی که می‌توان با تکیه بر آن به دنیای مدرن کسب‌وکارها وارد شد، محل کار دیجیتال است. فضای کار دیجیتال، همان محیط کار اداری است، اما با این تفاوت که کارمندان، مشتریان و مدیران می‌توانند در فضای مجازی‌شده با هم در ارتباط باشند.
دورکاری و استفاده از اپلیکیشن‌هایی مثل ترللو یا Slack، یکی از روش‌هایی است که می‌توان به‌کمک آن‌ها فضای کار دیجیتال را رقم زد. در این مقاله به تعاریف استاندارد این مفهوم نوپدید و چگونگی خلق کردن یک محیط کار این‌جنینی پرداختیم. راستی نظر شما در مورد محل کار دیجیتال چیست؟ به‌نظر شما جایگاه شغلی و میزان بازدهی کاری شما در چنین محیطی چگونه خواهد بود؟
