کسب‌وکارها برای رشد و پیشرفت باید دائماً تکامل یابند و این تکامل باید در تغییرات فناوری، ظهور رقبای جدید تا تغییر در قوانین، مقررات یا روندهای اقتصادی اساسی باشد و عدم انجام این کار موجب رکود و شکست می‌شود. تقریباً 50 درصد ابتکارات، تغییر سازمانی ناموفق هستند و اهمیت برنامه‌ریزی، هماهنگی و اجرای تغییرات را برای مدیران و رهبران تجاری نشان می‌دهند.
آیا به شما وظیفه داده شده که یک ابتکار تغییر مهم را برای سازمان خود مدیریت کنید؟
در اینجا یک مرور کلی از چیستی مدیریت تغییر، گام‌های کلیدی در فرآیند و اقداماتی که می‌توانید برای توسعه مهارت‌های مدیریتی خود و مؤثرتر شدن در نقش خود انجام دهید، آورده شده است. پس تا انتهای این بلاگ با ما باشید.
مدیریت تغییر چیست؟
مدیریت تغییر یا change management فرآیند برنامه‌ریزی، اجرا و تحکیم تغییرات در یک شرکت یا سازمان است که به نحوه مدیریت شرکت با تغییرات جدید چون اجرای فناوری جدید، تعدیل فرآیندهای موجود و تغییرات در سلسله مراتب سازمانی اشاره می‌کند.
در واقع هدف از مدیریت تغییر اجرای استراتژی‌هایی برای اعمال تغییرات، کنترل تغییر و کمک به افراد برای سازگاری بیشتر است. این استراتژی شامل یک رویه ساختار یافته برای پیگیری تغییرات و یک سیستم برای پاسخگویی به درخواست و پیگیری این تغییرات است.
مدیریت تغییر چگونه اتفاق می‌افتد؟
برای آگاهی از چگ.نگی نحوه اجرای مدیریت تغییر باید با دو دیدگاه فردی و سازمانی آشنا شوید. دیدگاه فردی درک چگونه تجربه کردن تغییر بوده و بیان کننده مدل مدیریت آدکار است. بدین ترتیب یک تغییر موفقیت آمیز زمانی اتفاق می‌افتد و فرد دارای آگاهی از نیاز به تغییر باشد. علاقه برای مشارکت و حمایت از تغییر، توانایی اجرای مهارت، چگونه تغییر کردن و رفتارهای روحیه بخش برای حفظ این تغییرات هستند.
اگر فردی مشکلی داشته باشد و نتواند آن را از طریق این مدل حل کند، تغییر به همان اندازه موفق نخواهد بود.
دیدگاه سازمانی مدیریت و تغییرات فرآیند و فعالیت‌هایی است که دیدگاه پروژه برای حمایت از تغییر فردی موفقیت آمیز از آن استفاده می‌کنند. مدل آدکار آنچه را که یک فرد برای تغییر موفقیت‌آمیز نیاز دارد معرفی می‌کند، در واقع مدیریت تغییر سازمانی مجموعه اقدامات کمک به ایجاد آگاهی، تمایل، دانش، توانایی و تقویت در سازمان است.
انواع تغییرات سازمانی چیست؟
نوع تغییر سازمانی ایجاد شده می‌تواند با توجه به دیدگاه افراد، جایگاه آن‌ها متفاوت باشد و هیچ‌کسی نمی‌تواند آن را از نقطه نظر خاصی به طور کامل تعریف کند. تغییرات سازمان به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- تغییرات تطبیقی: این تغییرات بسیار کوچک و تدریجی هستند و سازمان برای رفع نیازهایی که در طول زمان تکامل می‌یابند، اتخاذ می‌کند. این تغییر اصلاحات و تنظیمات جزئی است که مدیران برای اجرای استراتژی‌های کسب و کار آن‌ها را تنظیم و اجرا می‌کنند.
- تغییرات تحول آفرین: این تغییرات نسبت به تغییرات تطبیقی بسیار گسترده‌تر هستند و دامنه بزرگ‌تری دارند. این تغییر شامل ماموریت‌ها، استراتژی‌ها، ساختار سازمان، ساختار تیم، افراد، عملکردهای سازمان و یا فرآیندهای تجاری است که برای اجرا شدن به زمان و انرژی زیادی نیاز دارد.
مدل‌های محبوب برای مدیریت تغییر
مدل‌های بسیار مختلفی برای مدیریت تغییر وجود دارند که در ادامه به 7 مدل محبوب برای مدیریت تغییر اشاره می‌کنیم:
- مدیریت تغییر لوین
این مدل توسط شخصی در دهه 1950 به نام کورت لوین توسعه داده شد و در سه مرحله ذوب شدن، تغییر و انجماد دوباره به تکامل مدیریت تغییر کمک می‌کند. - مدیریت تغییر S7 مک مکینزی
این مدل که توسط گروه مشاوران شرکت مک کینزی توسعه داده شد و به کمک تجزیه 7 عامل ساختار سازمان، استراتژی تغییر، مهارت کارکنان، کارکنان دخیل، فرهنگ و ارزش‌ها، شیوه و رفتار کار و سیستم و فرآیند موجب تکمیل فرآیند مدیریت تغییر می‌شوند. - مدیریت تغییر جان کاتر
جان کاتر استاد دانشگاه هاروارد و متخصص مدیریت تغییر درباره این فرآیند نظریه‌ای ارائه کرد که تمرکز خود را بر افراد درگیر در فرآیند تغییر و روانشناسی آن‌ها قرار داد. او این نظریه را به هشت مرحله تقسیم کرد:
- برای انگیزه دادن به افراد باید درباره تغییر حس فوریت ایجاد کنید.
- تیم تغییر خود را با رهبران و نیروهای موثر با مهارت‌های گوناگون بسازند.
- چشم‌انداز استراتژیک خود را برای آنچه می‌خواهید به دست آورید مشخص کنید.
- با همه افراد درگیر در فرایند مدیریت تغییر، ارتباط برقرار کنید تا از نقش خود آگاه شوید.
- موانع مسیر مدیریت تغییر را شناسایی کنید.
- اهداف کوتاه‌مدت خود را مشخص کنید.
- شتاب خود را در طول فرایند پیاده‌سازی تغییر حفظ کنید.
- حفظ تغییرات بعد از اتمام پروژه اولیه بسیار مهم است.
- مدیریت تغییر آدکار
جف هیات که موسس پروسی بوده این مدل را توسعه داد و در این مدل پنج عامل آگاهی، تمایل، دانش، توانایی و تقویت را هدف خود قرار داد. - مدیریت تغییر تلنگر
در این نظریه به جای صدور دستور تغییر از بالا به پایین و از جانب مدیران ارشد، کارکنان به خودی خود به سمت تغییر حرکت می‌کنند.
در این نظریه فرآیند مدیریت تغییر به کمک فکر کردن درباره تغییر، ارائه آن، تلقی کردن آن به عنوان یک توصیه نه دستور و دریافت بازخورد ارائه می‌شود. - مدیریت تغییر گذار بریجز
این مدل بر گذار احساسی افراد در طول تجربه و پذیرش فرآیند تغییر اشاره می‌کند. در این مدل فرآیند مدیریت تغییر را به کمک سه مرحله پایان دادن، ناحیه خنثی و شروع جدید انجام می‌دهند. - مدیریت تغییر کوبلر راس
در این مدل از طریق توصیف تجربه غم و اندوه می‌توان در بسیاری از تجربیات اعمال تغییر آن را به کار برد. درک این مراحل به شما کمک می‌کند که واکنش کارکنان به یک تغییر سازمانی را بهتر مدیریت کنید.
مدل منحنی کوبلر با انکار، خشم، چانه‌زنی، افسردگی و پذیرش همراه است.
مراحل مدیریت تغییر
اجرای فرآیند مدیریت تغییر ممکن است چند هفته یا چند سال طول بکشد و این مدت زمان را دامنه انتقال و اندازه سازمان مشخص می‌کند. اجرای این فرآیند چرخه‌ای از برنامه‌ریزی، اجرا، بازخورد و ارزیابی مجدد بوده و شامل 6 مرحله است:
- شناسایی اهداف و تعیین استراتژی
ابتدا علت نیاز به تغییر را شناسایی کنید زیرا زمانی سازمان‌ها به دنبال تغییر هستند که فرآیندهای اجرا شده نتیجه دلخواه و معقولی نداشته باشند. برای این کار باید داده‌های شرکتی را جمع‌آوری کنید تا متوجه شوید که چرا روند قدیم موثر عمل نمی‌کند. - تاثیر تغییرات سازمانی
اهدافی که برای آن به دنبال تغییر سازمان هستید تاثیر بسیاری بر عملکرد فعلی، موقعیت‌های موجود و کل کسب و کار خواهد داشت. برای تغییر کلی باید با مدیران صحبت کنید تا بدانید که در چه بخش‌هایی باید این تغییرات اعمال شود. - ایجاد چشم‌انداز و برنامه‌ریزی
زمانی که سازمان برای اجرای این تغییرات آماده شد مدیران باید بتوانند که یک طرح اصلی و واقع‌بینانه را طراحی کنند. در طراحی این چشم‌انداز و برنامه‌ریزی باید به چند نکته توجه داشته باشید:- تغییر استراتژیک به سازمان کمک می‌کند تا روند حرکت خود به سمت هدف را مشخص کند.
- با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد مشخص می‌کنند که موفقیت چگونه اندازه‌گیری می‌شود و برای رسیدن به آن چه معیارهایی را باید جا به جا کنند.
- ذینفعان و تیم پروژه بر وضعیت این فرآیند نظارت می‌کنند و مسئول اجرای آن هستند.
- مشخص کردن محدوده پروژه از مهم‌ترین عوامل در زمان اجرای فرآیند مدیریت تغییر است.
- ایجاد شرایط تغییر
در هر سازمانی برای اینکه تغییرات موثر عمل کنند باید شرایط تغییر ایجاد شود و سازمان پذیرای این تغییرات باشد. بدون فراهم کردن یک بستر مناسب نمی‌توان فرآیند مدیریت تغییر را در سازمان اجرا کرد. - جمع‌آوری تیم مدیریت
اندازه سازمان و نوع پروژه تعیین کننده نوع و اندازه تیم مدیریت هستند. بدین ترتیب هرچه پروژه بزرگ‌تر باشد قطعا تیم هم بزرگ‌تر می‌شود و مقیاس‌های پروژه هم به همان اندازه افزایش پیدا می‌کنند. یک تیم خوب باید بتوانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و نحوه عملکرد سازمان و وظیفه خود را به درستی درک کنند. - توسعه استراتژی
استراتژی مشخص می‌کند که یک سازمان باید از چه راه و روش‌هایی به اهداف خود برسد و ارتباط هر یک از اعضا باید چگونه باشد.
مدیریت تغییر برای تحول دیجیتال: بایدها و نبایدها
عدم تمرکز بر استراتژی دیجیتال
یکی از دلایل اصلی شکست مدیریت تغییر عدم تمرکز بر استراتژی دیجیتال است. ابتکارات مدیریت تغییر بر ساختار و فرآیند سازمانی متمرکز است و این ابتکارات ممکن است در تغییر سازمان موفق شوند یا ممکن است آن را در جهت اشتباه تغییر دهند.
راه‌حل:
گنجاندن یک استراتژی دیجیتال در هر ابتکار مدیریت تغییر، ضروری است. با انجام این کار، سازمان ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که نه تنها با موفقیت در حال تغییر هستند بلکه در جهت درست نیز تغییر می‌کنند.
هزینه تبدیل دیجیتال
هر کسب‌وکاری که می‌خواهد در بازار امروز رقابتی بماند، باید با تحول دیجیتال خود را همگام کند. طبق نظرسنجی انجام شده توسط Altimeter، بسیاری از مدیران توجیه هزینه چنین طرح‌هایی را دشوار می‌دانند و این طرح از نظر آن‌ها توجیه مناسبی ندارد. 28 درصد از پاسخ دهندگان تحول دیجیتال و مدیریت تغییر را به عنوان هزینه می‌شناسند و 29 درصد آن‌ها فاقد داده‌هایی برای اثبات بازگشت سرمایه هستند.
راه حل:
برای توجیه این هزینه، سازمان‌ها باید داده‌هایی را جمع آوری کنند که نقاط ضعف استراتژی دیجیتال را نشان دهد. شرکت‌ها باید به جای توانایی‌های فنی بر نتایج تجاری تمرکز کنند و با ایجاد یک فرهنگ حمایتی که نوآوری را تشویق می‌کند، تغییرات را در بر می‌گیرد.
تمایل کارکنان به تغییر
هر شرکتی که به دنبال اجرای برنامه مدیریت تغییر است، باید برای مواجهه با مقاومت کارکنان و مدیران آماده باشد. در بسیاری از موارد، این مقاومت ناشی از ترس از تغییر، از دست دادن شغل، اتوماسیون یا بی‌ربط بودن است.
با این حال، مهم‌ترین عامل اغلب ارتباطات ضعیف یا رهبری ضعیف تیم تغییر است. اگر کارمندان به تیم خود اعتماد نداشته باشند، احتمال حمایت از برنامه بسیار کمتر خواهد شد.
راه حل:
کلید مدیریت مقاومت پیدا کردن علت ریشه‌ای آن است. تنها در این صورت است که می‌توانید برنامه‌ای برای رسیدگی به نگرانی‌های کارمندان ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که فرآیند تغییر تا حد امکان روان و درست پیش می‌رود. یکی از راه‌های انجام این کار گوش دادن فعالانه به کارمندان است.
تقاضا برای مهارت‌های جدید
با وجود اینکه تکنولوژی روز به روز یکپارچه‌تر نزدیک به تجارت می‌شود، ابتکارات تغییر اغلب به دلیل کمبود پرسنل آموزش دیده اجرا نمی‌شوند. طبق گفته Accenture، بسیاری از سیستم‌های آموزشی از مهارت‌های جدید استقبال نمی‌کنند.
راه حل:
برای رشد بیشتر مهارت‌های جدید، کسب و کارها باید با ارائه آموزش به کارکنان خود شکاف مهارتی را برطرف کنند. در این صورت آن‌ها می‌توانند به طور کامل از مزایای پذیرش دیجیتال استفاده کنند.
کلام پایانی
مدیریت تغییر فرآیند برنامه‌ریزی، اجرا و تحکیم تغییرات در یک شرکت یا سازمان است، زمانی به خوبی اجرا می‌شود که با بایدها و نبایدهای آن آشنا باشید. اسپانسر اجرایی مناسب، تمایل فرهنگی برای سازگاری و تغییر، تمایل فردی به تغییر و پاداش و عواقب از مهم‌ترین عواملی هستند که برای رسیدن به یک مدیریت تغییر درست و اصولی باید به آن‌ها توجه داشت.
